Büroeinrichtung kaufen oder leasen? Tipps für Büromöbel, Computer und Drucker

Wer sich als Unternehmer, Existenzgründer oder aufgrund des Umzugs der Firma mit dem Thema Büroeinrichtung auseinandersetzen muss, der kommt – wie beim Dienstwagen auch – nicht an der Frage „Leasing oder Kauf?“ vorbei. Dabei gibt es verschiedene Vor- und Nachteile beim Leasing sowie auch beim Kauf von Büroeinrichtung. Diese variieren dann auch noch einmal, je nachdem ob Sie Möbel oder elektronische Geräte kaufen wollen. In diesem Artikel sollen Ihnen ein paar Anhaltspunkte zu jeder Option die Entscheidung ein bisschen leichter machen.

Eine Frage des Budgets: Büroeinrichtung und Geräte kaufen oder leasen?

Ein Büro besteht nicht nur aus einem Schreibtisch, auf dem Telefon, Computer und Notizblock stehen bzw. liegen. Es soll eine angenehme Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter sein, die auch bei Geschäftspartnern einen guten Eindruck macht. Hinzu kommt, dass Akten, Unterlagen, das Büromaterial und weitere Dinge verstaut und geordnet werden müssen. Das heißt, dass es auch Regale, Container (besser noch: Rollcontainer), Kommoden, Aktenschränke, Stühle, Tische dieses und jenes braucht.

Damit das Büro nicht so kahl aussieht werden dann meist auch noch ein paar Pflanzen gekauft – und von der technischen Ausstattung haben wir dabei noch gar nicht gesprochen. Da wären Telefone, Computer, Fax, Drucker und Scanner oder Kombigeräte, Tablets, Laptops, Geschäftstelefone, je nach Unternehmen auch Bildschirme und Fernseher und so weiter. Dabei muss bei Möbeln und technischem Gerät (vor allem bei Bildschirmen und Monitoren) die Arbeitsstättenverordnung und Bildschirmarbeitsverordnung eingehalten werden.

Da fragt man sich doch: Wer soll das denn alles bezahlen, wenn nicht von Anfang an ein riesiges Budget zur Verfügung steht?

Vorteile des Leasings bei Büroeinrichtung und Technik

Das Leasing hat immer einen großen Vorteil: Der Leasinggeber, also jene Firma, von der Sie die Ausstattung erhalten, ist für die Funktionsfähigkeit der geleasten Produkte zuständig. Lässt sich die Höhe des Bürostuhls nicht mehr einstellen, funktioniert der Drucker nicht mehr, fällt die Tür des Aktenschranks bald ab – dann können Sie entweder die Reparatur oder den Austausch des entsprechenden Teils verlangen.

Gerade bei technischem Gerät sowie auch bei Software kommt noch hinzu, dass sich der Leasinggeber oftmals dazu verpflichtet, immer die aktuellste Technik zur Verfügung zu stellen. Oder er spricht Ihnen zu, dass er zumindest immer dafür sorgt, dass Ihre Technik die Mindestanforderungen für die nötigen Anwendungen und Verbindungen mitbringt. Das heißt, dass Sie im Zweifelsfall kostenlos eine neue technische Einrichtung erhalten könnten.

Ein weiterer Vorteil, der sich auf die Leasingkosten bezieht: Diese können in so ziemlich allen Fällen von der Steuer abgesetzt werden. So halten Sie Ihre Bilanz sauber und die Kosten effektiv gesehen gering.

Nachteile von Leasing bei Büroeinrichtung und Bürotechnik

Aber auch in den Nachteilen sind die Kosten für das Leasing aufzuführen. Denn meist übersteigen die Gesamtkosten des Leasings (die Summe aller Leasingraten) den Preis der entsprechenden Einrichtung oder Ausrüstung. Denn nicht nur der Leasinggeber will einen Gewinn machen, sondern er will auf für seine Wartungs- und Austauschleistungen entlohnt werden.

Hinzu kommt, dass Sie die Einrichtung, wenn Sie sie nach dem Leasingzeitraum weiterhin nutzen wollen, für einen überbleibenden Restwert erwerben müssen. Alternativ können Sie sie auch an den Leasinggeber zurückgeben – müssen Sie dann aber neuerlich durch gekaufte oder geleaste Produkte ersetzen. So oder so kommen im Gesamten mehr Kosten auf Sie zu. Jedoch werden diese nicht einmalig fällig, wie bei einem Kauf, sondern über den Leasingzeitraum verteilt.

Vor- und Nachteile des Kaufs von Bürotechnik und Möbeln

Die Vor- und Nachteile des Kaufs liegen noch klarer auf der Hand als die des Leasings: Zu den Vorteilen gehört, dass Sie bzw. Ihre Firma die Möbel und technische Ausstattung besitzen und diese abschreiben können. Dies drückt den Gewinn und damit auch die Steuern. Zudem können Sie bei Einrichtungsgegenständen und Geräten, die Sie besitzen, Veränderungen und Anpassungen vornehmen, die ein Leasinggeber vielleicht als Beschädigung ansehen würde.

Die Nachteile sind dabei: Sie bekommen keine kostenlose Wartung und auch der Ersatz von mangelhafter, veralteter oder beschädigter Ware ist nicht immer kostenfrei; gerade wenn die Garantie abgelaufen ist. Außerdem müssen Sie sich um die Entsorgung kümmern, wenn Sie die gekauften Produkte nicht mehr nutzen (können). Ganz am Anfang steht aber der größte Nachteil, der viele Firmen vom Kauf der kompletten Einrichtung und Ausrüstung abschreckt: die Kosten. Gerade bei hippen Designermöbeln oder ähnlichem ist der Kauf eher ein Negativpunkt.

Fazit zum Thema

Leasing und Kauf haben beide ihre Vor- und Nachteile. Wenn Sie über ein großes Budget verfügen oder nicht so viel Ausrüstung benötigen, dann kann sich ein Kauf lohnen. Wenn Sie zu Anfang Kosten sparen und später die Leasingraten von der Steuer absetzen wollen, dann kann das Leasen von Möbeln und Geräten die bessere Alternative sein – auch und vor allem, wenn es eine ordentliche Menge an Produkten ist. Zudem sind Wartung und Ersatz meist inklusive.